엑셀 함수 몰라도 OK! 챗GPT(ChatGPT)로 1시간 걸릴 엑셀 업무 3분 만에 끝내는 프롬프트 모음

"김 대리, 이 엑셀 데이터 정리해서 1시간 안에 보고해 줄 수 있지?"

부장님의 갑작스러운 지시에 등줄기에 식은땀이 흐릅니다. 😰 엑셀 화면을 켰지만, VLOOKUP 함수는 헷갈리고 IF 함수는 괄호를 어디에 닫아야 할지 막막하기만 합니다. 결국 검색창에 '엑셀 함수 정리'를 검색하며 하나하나 따라 하다 보면 어느새 1시간이 훌쩍 지나가고 야근 확정이죠.

하지만 이제는 그럴 필요가 없습니다. 우리에게는 챗GPT(ChatGPT)라는 든든한 AI 비서가 있으니까요! 엑셀 함수를 전혀 몰라도, 영어를 못해도 괜찮습니다. 우리가 평소에 쓰는 말로 명령만 내리면 복잡한 수식부터 매크로까지 3분 만에 해결해 줍니다. 오늘은 '칼퇴'를 부르는 상황별 엑셀 치트키 프롬프트 모음을 공개합니다.

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목차

1. 엑셀 초보 탈출: 함수 고민 없이 '말로' 해결하는 법

2. 복잡한 수식 정복: VLOOKUP, IF 함수 3초 컷 프롬프트

3. 노가다 업무 삭제: 데이터 정리 및 가공 자동화 비법

4. 엑셀의 신세계: 매크로(VBA) 코드로 반복 업무 자동화하기

5. 데이터 분석 마스터: 인사이트 도출 및 시각화 요청

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1. 엑셀 초보 탈출: 함수 고민 없이 '말로' 해결하는 법

엑셀이 어려운 이유는 컴퓨터가 알아듣는 언어(수식)로 명령해야 하기 때문입니다. 하지만 챗GPT를 활용하면 우리는 '팀장님께 보고하듯' 자연어로 상황을 설명하기만 하면 됩니다. 챗GPT가 그 말을 엑셀 언어로 번역해 주기 때문이죠.

1.1 프롬프트 작성의 핵심 3요소 (역할, 데이터, 목표)

챗GPT에게 정확한 답변을 얻기 위해서는 질문을 잘해야 합니다. 무턱대고 "이거 해줘"라고 하기보다 다음 3가지를 포함하면 정확도가 200% 올라갑니다.

• 역할 부여: "너는 20년 차 엑셀 전문가야." (AI의 페르소나 설정)
• 데이터 설명: "A열에는 날짜, B열에는 판매금액, C열에는 담당자 이름이 있어." (구체적인 열/행 정보 제공)
• 목표 제시: "C열의 담당자가 '김철수'인 경우의 B열 판매금액 합계를 구하고 싶어." (원하는 결괏값 명시)

1.2 오류가 났을 때 대처하는 마법의 문장

만약 챗GPT가 알려준 수식을 넣었는데 #N/A나 #VALUE! 같은 에러가 뜬다면 당황하지 말고 에러 메시지를 그대로 복사해서 물어보세요.

• ● 프롬프트 예시: "네가 알려준 수식을 입력했는데 '#N/A' 오류가 떴어. 내 데이터의 A열에는 공백이 포함되어 있을 수도 있는데, 이 오류를 해결하고 공백일 경우 0으로 표시하는 수정된 수식을 알려줘."

2. 복잡한 수식 정복: VLOOKUP, IF 함수 3초 컷 프롬프트

직장인들이 가장 많이 쓰지만, 가장 많이 실수하는 함수들입니다. 괄호 개수 세다가 밤새지 말고 챗GPT에게 맡기세요.

2.1 두 개의 시트에서 데이터 합치기 (VLOOKUP/XLOOKUP)

서로 다른 시트에 있는 데이터를 하나로 합쳐야 할 때, VLOOKUP 인수를 외울 필요가 없습니다.

• ● 상황: '매출' 시트에는 상품명만 있고, '단가표' 시트에는 상품명에 따른 가격이 있을 때, '매출' 시트에 가격을 불러오고 싶음.
• ● 프롬프트:
  1. '매출' 시트: A열에 [상품명]이 있어.
  2. '단가표' 시트: A열에 [상품명], B열에 [가격]이 있어.
• [목표] '매출' 시트의 B열에 해당 상품명에 맞는 가격을 '단가표' 시트에서 가져와서 채우고 싶어. VLOOKUP이나 XLOOKUP 함수를 사용해서 복사해서 바로 쓸 수 있는 수식을 알려줘."
• "나는 지금 두 개의 엑셀 시트를 가지고 있어.

2.2 조건이 까다로운 경우의 수 계산 (중첩 IF, IFS)

"만약에 A이고, B이거나 C라면..." 조건이 복잡해지면 사람 머리로는 한계가 옵니다.

• ● 상황: 점수가 90점 이상이면 'A', 80점 이상이면 'B', 그 외에는 'C'를 주는데, 만약 출석일수가 10일 미만이면 무조건 'F'를 줘야 함.
• ● 프롬프트:
  1. B열(출석일수)이 10 미만이면 무조건 'F'.
  2. 그 외의 경우, A열(점수)이 90 이상이면 'A', 80 이상이면 'B', 나머지는 'C'.
• 수식이 너무 복잡하지 않게 효율적으로 짜줘."
• "A열에는 [점수], B열에는 [출석일수]가 있어. C열에 등급을 매기려고 해. 다음 조건에 맞는 엑셀 IF 함수 수식을 만들어줘.

3. 노가다 업무 삭제: 데이터 정리 및 가공 자동화 비법

원본 데이터가 엉망이라 하나하나 수정하고 계신가요? 텍스트 나누기, 불필요한 기호 삭제 등 '단순 반복 노가다'를 획기적으로 줄여주는 프롬프트입니다.

3.1 텍스트 추출 및 분리 (LEFT, MID, RIGHT, FIND)

주소에서 '동'만 빼내거나, 이메일에서 '아이디'만 추출해야 할 때 유용합니다.

• ● 상황: A열에 '서울시 강남구 역삼동' 같은 전체 주소가 있는데, B열에 '강남구' 같은 '구' 단위만 추출하고 싶음.
• ● 프롬프트:
• "A열에 전체 주소가 적혀 있어 (예: 서울시 강남구 역삼동). 여기서 두 번째 단어(구/군)만 추출해서 B열에 넣고 싶어. 띄어쓰기를 기준으로 텍스트를 분리하는 수식을 알려줘."

3.2 지저분한 데이터 정규화 (전화번호 하이픈 넣기)

사람마다 제각각 입력한 데이터를 통일된 양식으로 바꿀 때 씁니다.

• ● 상황: A열에 전화번호가 '01012345678', '010-1234-5678' 등 섞여 있는데, 모두 '010-XXXX-XXXX' 형태로 통일하고 싶음.
• ● 프롬프트:
• "A열에 핸드폰 번호가 있는데 형식이 제각각이야. 하이픈(-)이 없는 것도 있고 있는 것도 있어. 이걸 모두 '000-0000-0000' 형식으로 깔끔하게 통일해서 B열에 표시하고 싶어. REPLACE나 TEXT 함수 등을 활용한 최적의 수식을 알려줘."

4. 엑셀의 신세계: 매크로(VBA) 코드로 반복 업무 자동화하기

함수로는 해결이 안 되는 복잡한 반복 업무는 '매크로(VBA)'가 답입니다. 코딩을 몰라도 됩니다. 챗GPT가 짜준 코드를 '복사+붙여넣기'만 하면 됩니다.

4.1 매크로(VBA) 적용하는 초간단 방법

우선 챗GPT가 코드를 짜주면 어떻게 적용하는지 알아야 합니다.

1. 엑셀에서 Alt + F11 키를 눌러 VBA 편집기를 엽니다.
2. 상단 메뉴에서 [삽입] - [모듈]을 클릭합니다.
3. 나오는 하얀 창에 챗GPT가 준 코드를 붙여넣기 합니다.
4. F5 키를 누르거나 실행 버튼을 누르면 끝!

4.2 시트 100개 데이터 한 번에 취합하기

각 지점별로 온 100개의 시트 데이터를 '종합' 시트에 하나로 모으는 작업, 수작업으로 하면 3시간이지만 VBA로는 3초입니다.

• ● 프롬프트:
• "나는 엑셀 파일 안에 '1월', '2월', '3월'... 등 여러 개의 시트를 가지고 있어. 모든 시트의 양식은 똑같아 (A1부터 E10까지 데이터가 있음). [요청사항] VBA 매크로 코드를 작성해 줘.
  1. '종합'이라는 새로운 시트를 생성해.
  2. 다른 모든 시트의 데이터를 복사해서 '종합' 시트에 세로로 차곡차곡 이어 붙여줘.
  3. 각 데이터의 맨 오른쪽 열에는 해당 데이터가 어느 시트에서 왔는지 시트 이름을 적어줘."

4.3 파일명을 리스트로 정리하기

폴더 안에 있는 수백 개의 이미지나 문서 파일 제목을 엑셀로 정리해야 할 때 사용합니다.

• ● 프롬프트:
• "특정 폴더 경로(예: C:\MyDocuments\Reports)에 있는 모든 파일(.xlsx, .pdf 등)의 이름 리스트를 가져와서 엑셀 A열에 나열하는 VBA 코드를 짜줘. 코드를 실행하면 폴더 선택 창이 뜨게 해서 내가 폴더를 지정할 수 있게 해 줘."

5. 데이터 분석 마스터: 인사이트 도출 및 시각화 요청

엑셀의 꽃은 데이터 분석입니다. 단순히 계산만 하는 게 아니라, 이 데이터가 무엇을 의미하는지 해석까지 챗GPT에게 맡길 수 있습니다. (유료 버전인 GPT-4o를 사용한다면 엑셀 파일을 직접 업로드할 수 있어 더욱 강력합니다.)

5.1 매출 추이 및 트렌드 분석

숫자만 가득한 표를 보고 멍 때리지 마세요. AI에게 분석을 시키세요.

• ● 프롬프트 (파일 업로드 가능 시):
  1. 매출이 가장 높았던 달과 그 이유(데이터 기반 추론).
  2. 전 분기 대비 성장률이 가장 저조한 제품군.
  3. 데이터를 바탕으로 내년도 마케팅 전략을 3가지 제안해 줘."
• (엑셀 파일 업로드 후) "이 데이터는 우리 회사의 지난 1년간 월별 매출 데이터야. 이 데이터를 분석해서 다음 내용을 알려줘.
• ● 프롬프트 (무료 버전/텍스트 복사 시):이 데이터를 바탕으로 요일별로 판매량이 가장 높은 요일이 언제인지, 그리고 어떤 상품이 가장 꾸준하게 팔리는지 분석해서 요약해 줘."
• "내가 아래에 데이터를 붙여넣을게. 이 데이터는 [날짜, 상품, 판매량]으로 구성되어 있어. (데이터 붙여넣기)

5.2 피벗 테이블 및 차트 추천

어떤 차트를 써야 보고서가 예뻐 보일지 모를 때 물어보세요.

• ● 프롬프트:
• "A열은 부서명, B열은 직급, C열은 급여 데이터야. 부서별 평균 급여를 비교하고 싶은데, 어떤 피벗 테이블 구성을 하면 좋을까? 그리고 이것을 시각적으로 가장 잘 보여줄 수 있는 엑셀 차트 종류와 설정 방법을 추천해 줘."

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결론

이제 엑셀 때문에 야근하는 시대는 끝났습니다. 🙅‍♂️ 엑셀을 잘한다는 것은 이제 수식을 많이 외우고 있는 것이 아니라, '내가 원하는 것을 챗GPT에게 얼마나 구체적으로 설명할 수 있는가'에 달려 있습니다.

오늘 소개해 드린 프롬프트들을 메모장이나 노션에 저장해 두고, 업무가 막힐 때마다 꺼내서 빈칸만 채워 넣어보세요. 처음에는 어색할 수 있지만, 한두 번 성공하고 나면 "내가 이걸 왜 1시간 동안 붙잡고 있었지?"라는 생각이 드실 겁니다. 챗GPT라는 최고의 비서와 함께 칼퇴근은 물론, 업무 효율성까지 잡아 '일 잘하는 사람'으로 인정받으시길 바랍니다! 🚀✨